Опись документов

Опись документов

Каждая организация заинтересована в строгом учете, надежном хранении и оптимизации документооборота. С этой целью на предприятиях составляют базовые архивные справочники – описи документов, на основе которых в дальнейшем составляют каталоги, путеводители или обзоры.

Кроме того, необходимость в создании реестра дел возникает при реорганизации и ликвидации предприятия, изъятии и передаче документов на архивное хранение, выделении дел на уничтожение, для внутреннего использования. Если планируется передача дел в архив или уничтожение архивных документов, необходимо создать сводный перечень за прошедший год. Его можно сформировать на основе списка дел структурных подразделений компании.

Компоненты и тонкости описей дел

Независимо от типа рабочих бумаг, по которым составляется реестр дел, единицы должны быть зафиксированы в хронологическом порядке, по структурному принципу или комбинированным способом. Кроме того, следует внимательно отнестись к внешнему виду и содержанию описательных статей, листов-заверителей, итоговых записей и справочных аппаратов.

При выполнении списков важно учесть:

  • степень важности документов;
  • соответствие заголовков в описи заголовкам на обложке.

Опись документов в обязательном порядке согласуется с членами экспертной комиссии и руководителем компании.

При передаче дел на хранение в архив список составляют для упрощенного поиска документов в будущем. Внутренний архивный каталог создают для судебных, личных дел персонала, особо ценных дел и трудовых договоров.

Типы описей дел

  • Сдаточные (дела структурного подразделения), передаваемые в архив компании, составляют для дел постоянного и иногда временного хранения (более 10 лет). Они должны быть отданы в архив не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве предприятия.
  • Для документов к архивному хранению список составляют в 2 экземплярах. Каждое дело заносят в перечень под определенным порядковым номером. В конце обязательно указывают количество включенных в каталог дел.
  • Для дел постоянного хранения (в 4 экземплярах) предусматривают составление предисловия, оглавление и – при необходимости – список сокращений. Опись комплектуют титульным листом, общей итоговой записью и выполняют заверительную надпись.
  • Опись дел временного хранения формируют по принципу списка дел постоянного хранения с добавлением графы «Срок хранения».
  • Реестр дел по личному составу (3 экземпляра) заполняется аналогично с делами для постоянного хранения, однако этот тип визирует составитель, начальник службы кадров и руководитель.

Созданием описей дел предприятия могут заниматься работники архива, кадровой, делопроизводственной службы и ведущие специалисты структурных подразделений.

Дмитрий Высокий

user845 просмотров

user08 июля 2015 г.

Похожие посты
Свадебные платья для полных 08 июля 2015 г.

Свадебные платья для полных

Свадьба одно из самых важных событий в жизни любой девушки. Каждая хочет выглядеть в свой особенный день как королева. Но не все леди могут похвастаться идеальной... дальше...

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте! 08 июля 2015 г.

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте!

Хотите взять домой котенка? Белого и пушистого? Пятнистого? Вислоухого? Сфинкса? Тогда рекомендуем вам выбрать четвероногого друга на ресурсе, где собрана все полезная... дальше...

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015 08 июля 2015 г.

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015

В этом посте выложу самые прикольные и интересные фото, сделанные мной летом 2015 г. В основном - Адлер. Под постом - поле для комментариев. К некотором фото -... дальше...

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы? 09 июля 2015 г.

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы?

Гостиничный бизнес – это одна из самых конкурентных отраслей.   Для привлечения клиентов отели идут на самые разные меры: предлагают гостям оригинальные... дальше...

Путешествие в Турцию 10 июля 2015 г.

Путешествие в Турцию

Для наших соотечественников Турция давно стала любимым курортом. Туризм на средиземноморском побережье этой страны развит отлично. Именно тут был внедрен уникальный... дальше...

Блог о Интересном
Пишу о самых интересных темах в Интернете.
Категория: Авторские
Автор блога
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1354
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    31
Новое в блоге
От заветной мечты до краха надежд: непростая ситуация Лены Каримовой
От заветной мечты до краха надежд: непростая ситуация Лены Каримовой
11 дней назад
В столице около двухсот человек обмануты кредитором с «хорошими деньгами»
В столице около двухсот человек обмануты кредитором с «хорошими деньгами»
1 месяц назад
Суши Мастер в Нижнекамске – обзор меню
Суши Мастер в Нижнекамске – обзор меню
1 месяц назад
В поисках своего стиля: путь Леши Свика от хип-хопа до поп-музыки
В поисках своего стиля: путь Леши Свика от хип-хопа до поп-музыки
2 месяца назад
Китай на грани энергетического кризиса: нехватка электроэнергии в поднебесной грозит экономическим кризисом всему миру
Китай на грани энергетического кризиса: нехватка электроэнергии в поднебесной грозит экономическим кризисом всему миру
2 месяца назад
Чем квартиры в Дубае удивляют иностранцев
Чем квартиры в Дубае удивляют иностранцев
2 месяца назад
Настоящие японские суши в Краснодаре
Настоящие японские суши в Краснодаре
2 месяца назад
Популярное в блоге
3D-визуализация интерьера – что это и почему стоит заказать?
3D-визуализация интерьера – что это и почему стоит заказать?
5 месяцев назад
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
4 года назад и 1 месяц назад
Почему нельзя выносить мусор вечером
Почему нельзя выносить мусор вечером
2 года назад и 9 месяцев назад
От заветной мечты до краха надежд: непростая ситуация Лены Каримовой
От заветной мечты до краха надежд: непростая ситуация Лены Каримовой
11 дней назад
Топ-6 компьютерных игр
Топ-6 компьютерных игр
2 года назад и 2 месяца назад
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
4 года назад и 10 месяцев назад
Классификация и культура потребления французского вина
Классификация и культура потребления французского вина
2 месяца назад
Контекстная реклама и способы её применения
Контекстная реклама и способы её применения
5 месяцев назад
Завести свой блог
Лучшие посты
Как начать учебу в Канаде?
Красивые цветы фото хорошего качества
3D-визуализация интерьера – что это и почему стоит заказать?
Лучшие блогеры
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    2363
    Коментарии:
    10
    Сообщений на форуме:
    135
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1747
    Коментарии:
    0
    Сообщений на форуме:
    0
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1354
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    31
Свежие посты
Банковская гарантия на обеспечение заявки
7 часов 59 минут назад
Оценка недвижимости для СберБанка – для чего нужна?
3 дня назад
Турмалин – уникальный камень для ювелирных украшений
3 дня назад
Приобретение и применение региональных телефонных номеров
3 дня назад
Виды клавишных инструментов
3 дня назад
Случайный видео чат – безграничное общение с людьми по всему миру
4 дня назад
Основные причины возникновения отдышки
5 дней назад