Уничтожение секретных документов

Что представляет себе обыватель, услышав фразу «Уничтожение секретных документов»? Как минимум, криминально-приключенческую драму — погоня, опасность, стремительную и острую потребность избавиться от бумаг, которые содержат крайне важные, таинственные сведения, которые важно утаить от кого-то.

Но — спускаемся с небес на землю — в реальности все намного прозаичнее, спокойнее и безопаснее. В деловой жизни уничтожение секретных документов — это всего лишь конфиденциальное уничтожение просроченных деловых бумаг, которые могут содержать или содержат важные коммерческие сведения или любую другую информацию о компании, ее деятельности, ее сотрудниках и т.д. То есть вся «секретность» заключается в том, что очень важно защищать бизнес от утечки информации — прежде всего, к конкурентам.

Что предшествует конфиденциальному уничтожению бумаг?

Прежде чем вы приступите к процедуре уничтожения документов, необходимо определиться, а что именно мы будем уничтожать. Важно не избавиться от нужного (или того, что требуется хранить по закону). Но также важно и не оставить в архиве кучу ненужных, неактуальных, устаревших и попросту никогда не подлежавших хранению бумаг.

Именно поэтому первым делом обычно проводится архивная обработка документов, в ходе которой некоторые из единиц хранения выделяются к уничтожению.

При грамотно налаженной работе архива, подобная обработка может и не требоваться, просто ответственный человек всегда будет знать, не образовалось ли в хранилище содержимое, которого там уже быть не должно.

Все выделенные к уничтожению дела не просто отправляются на данную процедуру. Очень важно составить соответствующий акт, на котором впоследствии поставят отметку о том, что листы больше не существуют физически.

Как происходит конфиденциальное уничтожение документов?

Теоретически уничтожением можно заниматься самостоятельно. Но обычно это довольно большой объем работ, который требует наличия соответствующего оборудования. А услуги эти столь недороги, что выгоднее, проще и быстрее заказать их у посредников.

Процесс проходит в конфиденциальной обстановке (за закрытыми дверями, без посторонних, возможно, в присутствии сотрудника компании-заказчика) и состоит из следующих стадий:

• доставка выделенных к уничтожению бумаг на место проведения работ;
• подготовка документов — очищение бумажной массы от металлических, пластиковых и текстильных элементов (например, от скрепок, скобок, папок, файлов, шнуров и т.д.);
• взвешивание;
• тщательное измельчение бумаги до фракции «0», это делается для того, чтобы никто и ни при каких условиях не мог получить доступ к когда-то содержащейся в листах информации;
• отправление полученного бумажного сырья на переварку на целлюлозно-бумажный комбинат — это позволяет использовать уже ненужные листы на изготовление новой бумаги, такой подход экологичен и экономически целесообразен;
• проставление отметки об уничтожение на Акте о выделении документов к уничтожению, либо — в некоторых случаях — составление отдельного документа — Акта о конфиденциальном уничтожении документов.