Электронная трудовая книжка: как ее вести

Электронная трудовая книжка – нововведение, и представляет из себя не копию бумажной трудовой, к которой все привыкли. У электронного документа нет определенного вида – просто вся информации о стаже сотрудников хранится в общей базе данных Пенсионного фонда. По запросу фонд может выдать справку, где будут отображены необходимые данные. Таким образом, кадровый учет сотрудников должен на сегодняшний день вестись подобным образом.

Все, кто уже имеет стаж работы, не должен заменить бумажную трудовую электронной. Просто с 2021 года руководитель предприятия обязан вести и онлайн-учет.

Плюсы электронных книжек

Вести электронную книжку довольно просто: нужно вовремя подавать информацию в Пенсионный фонд. Какие преимущества есть у данного способа:

• нет бумажной волокиты,
• информация надежно хранится на серверах и не потеряется при переезде или аварии,
• всегда есть возможность восстановить данные.

Еще одно неоспоримое преимущество – отсутствие сверок. Все обязанности по хранению информации берет на себя Пенсионный фонд.

Как оформить электронную трудовую книжку

Для смены старой книжки на электронную сотрудник пишет заявление и подает его руководству. После чего работодатель делает соответствующие пометки в бумажной и отдает ее работнику для подписи, подписывает сам и делает пометку в книге учета. Сотрудник заберет бумажный документ себе и полностью перейдет на учет стажа в электронном виде.

Как сведения о работниках передаются в Пенсионный фонд

ПФР получает всю информацию о каждом сотруднике в отчетах по форме СЗВ-ТД. Что обычно есть в данном документе:

• Информация о работодателе – абсолютно все данные.
• Данные сотрудника.
• Сведения о заявлении, которое заполнил сотрудник на открытие электронной книжки.
• Информация о трудовом стаже.
• Код функции работника.
• Основание – документ, где отражены действия, такие как прием, увольнение и так далее.

Как узнать свой стаж

Чтобы предоставить подобные сведения по месту требования, сотрудник может выбрать один из способов:

• Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ за формой СТД-ПФР.
• Взять данные с сайта Госуслуг.
• Потребовать данные с последнего места работы.

Что будет с бумажной трудовой?

Обычно работодатель или ведет бумажные трудовые параллельно с электронными, или нет. Если сотрудник перешел на электронный вариант, то вернуться к бумажной версии он больше не может. А люди, которые устроились на свою первую работу после 2021 года, будут иметь только электронный вариант.

Электронная трудовая не означает, что бумажную можно уничтожить. Она понадобится при переходе на новое место работы, чтобы работодатель смог оценить стаж до появления электронной книжки.