Опись документов


Опись документов

Каждая организация заинтересована в строгом учете, надежном хранении и оптимизации документооборота. С этой целью на предприятиях составляют базовые архивные справочники – описи документов, на основе которых в дальнейшем составляют каталоги, путеводители или обзоры.

Кроме того, необходимость в создании реестра дел возникает при реорганизации и ликвидации предприятия, изъятии и передаче документов на архивное хранение, выделении дел на уничтожение, для внутреннего использования. Если планируется передача дел в архив или уничтожение архивных документов, необходимо создать сводный перечень за прошедший год. Его можно сформировать на основе списка дел структурных подразделений компании.

Компоненты и тонкости описей дел

Независимо от типа рабочих бумаг, по которым составляется реестр дел, единицы должны быть зафиксированы в хронологическом порядке, по структурному принципу или комбинированным способом. Кроме того, следует внимательно отнестись к внешнему виду и содержанию описательных статей, листов-заверителей, итоговых записей и справочных аппаратов.

При выполнении списков важно учесть:

  • степень важности документов;
  • соответствие заголовков в описи заголовкам на обложке.

Опись документов в обязательном порядке согласуется с членами экспертной комиссии и руководителем компании.

При передаче дел на хранение в архив список составляют для упрощенного поиска документов в будущем. Внутренний архивный каталог создают для судебных, личных дел персонала, особо ценных дел и трудовых договоров.

Типы описей дел

  • Сдаточные (дела структурного подразделения), передаваемые в архив компании, составляют для дел постоянного и иногда временного хранения (более 10 лет). Они должны быть отданы в архив не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве предприятия.
  • Для документов к архивному хранению список составляют в 2 экземплярах. Каждое дело заносят в перечень под определенным порядковым номером. В конце обязательно указывают количество включенных в каталог дел.
  • Для дел постоянного хранения (в 4 экземплярах) предусматривают составление предисловия, оглавление и – при необходимости – список сокращений. Опись комплектуют титульным листом, общей итоговой записью и выполняют заверительную надпись.
  • Опись дел временного хранения формируют по принципу списка дел постоянного хранения с добавлением графы «Срок хранения».
  • Реестр дел по личному составу (3 экземпляра) заполняется аналогично с делами для постоянного хранения, однако этот тип визирует составитель, начальник службы кадров и руководитель.

Созданием описей дел предприятия могут заниматься работники архива, кадровой, делопроизводственной службы и ведущие специалисты структурных подразделений.

Дмитрий Высокий

user0 коммент.

user748 просмотров

user08 июля 2015 г.

commnetКомментарии

Пожалуйста, войдите / зарегистрируйтесь
или авторизируйтесь через любую соц. сеть, чтобы оставить комментарий.

Похожие посты
Свадебные платья для полных 08 июля 2015 г.

Свадебные платья для полных

Свадьба одно из самых важных событий в жизни любой девушки. Каждая хочет выглядеть в свой особенный день как королева.   Но не все леди могут похвастаться... дальше...

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте! 08 июля 2015 г.

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте!

Хотите взять домой котенка? Белого и пушистого? Пятнистого? Вислоухого? Сфинкса? Тогда рекомендуем вам выбрать четвероногого друга на ресурсе, где собрана все полезная... дальше...

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015 08 июля 2015 г.

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015

В этом посте выложу самые прикольные и интересные фото, сделанные мной летом 2015 г. В основном - Адлер. Под постом - поле для комментариев. К некотором фото -... дальше...

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы? 09 июля 2015 г.

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы?

Гостиничный бизнес – это одна из самых конкурентных отраслей.   Для привлечения клиентов отели идут на самые разные меры: предлагают гостям оригинальные... дальше...

Путешествие в Турцию 10 июля 2015 г.

Путешествие в Турцию

Для наших соотечественников Турция давно стала любимым курортом. Туризм на средиземноморском побережье этой страны развит отлично. Именно тут был внедрен уникальный... дальше...

Блог о Интересном
Пишу о самых интересных темах в Интернете.
Категория: Авторские
Автор блога
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1042
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    28
Новое в блоге
Как открыть расчетный счет ИП и ООО: пошаговая инструкция на примере Сбербанка + список документов
Как открыть расчетный счет ИП и ООО: пошаговая инструкция на примере Сбербанка + список документов
2 месяца назад
Юридическая помощь по кредитам в Екатеринбурге
Юридическая помощь по кредитам в Екатеринбурге
2 месяца назад
Какие направления выбирают россияне для медицинского туризма в 2019 году
Какие направления выбирают россияне для медицинского туризма в 2019 году
2 месяца назад
Платье на торжественный вечер своими руками
Платье на торжественный вечер своими руками
2 месяца назад
Как перестать выбрасывать деньги на ветер в аптеках
Как перестать выбрасывать деньги на ветер в аптеках
2 месяца назад
Заборные секции из металла
Заборные секции из металла
2 месяца назад
Секционный забор из металлических прутьев
Секционный забор из металлических прутьев
2 месяца назад
Популярное в блоге
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
2 года назад и 6 месяцев назад
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
1 год назад и 9 месяцев назад
Какие направления выбирают россияне для медицинского туризма в 2019 году
Какие направления выбирают россияне для медицинского туризма в 2019 году
2 месяца назад
Как открыть расчетный счет ИП и ООО: пошаговая инструкция на примере Сбербанка + список документов
Как открыть расчетный счет ИП и ООО: пошаговая инструкция на примере Сбербанка + список документов
2 месяца назад
Как россияне выбирают платформы для трейдинга
Как россияне выбирают платформы для трейдинга
2 месяца назад
Капли Реклиманорм - натуральное и эффективное средство при климаксе
Капли Реклиманорм - натуральное и эффективное средство при климаксе
2 года назад
Быстрый и вкусный ужин из макарон
Быстрый и вкусный ужин из макарон
3 года назад и 1 месяц назад
3 мифа про косметику Холи Ленд
3 мифа про косметику Холи Ленд
3 года назад