Опись документов

Опись документов

Каждая организация заинтересована в строгом учете, надежном хранении и оптимизации документооборота. С этой целью на предприятиях составляют базовые архивные справочники – описи документов, на основе которых в дальнейшем составляют каталоги, путеводители или обзоры.

Кроме того, необходимость в создании реестра дел возникает при реорганизации и ликвидации предприятия, изъятии и передаче документов на архивное хранение, выделении дел на уничтожение, для внутреннего использования. Если планируется передача дел в архив или уничтожение архивных документов, необходимо создать сводный перечень за прошедший год. Его можно сформировать на основе списка дел структурных подразделений компании.

Компоненты и тонкости описей дел

Независимо от типа рабочих бумаг, по которым составляется реестр дел, единицы должны быть зафиксированы в хронологическом порядке, по структурному принципу или комбинированным способом. Кроме того, следует внимательно отнестись к внешнему виду и содержанию описательных статей, листов-заверителей, итоговых записей и справочных аппаратов.

При выполнении списков важно учесть:

  • степень важности документов;
  • соответствие заголовков в описи заголовкам на обложке.

Опись документов в обязательном порядке согласуется с членами экспертной комиссии и руководителем компании.

При передаче дел на хранение в архив список составляют для упрощенного поиска документов в будущем. Внутренний архивный каталог создают для судебных, личных дел персонала, особо ценных дел и трудовых договоров.

Типы описей дел

  • Сдаточные (дела структурного подразделения), передаваемые в архив компании, составляют для дел постоянного и иногда временного хранения (более 10 лет). Они должны быть отданы в архив не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве предприятия.
  • Для документов к архивному хранению список составляют в 2 экземплярах. Каждое дело заносят в перечень под определенным порядковым номером. В конце обязательно указывают количество включенных в каталог дел.
  • Для дел постоянного хранения (в 4 экземплярах) предусматривают составление предисловия, оглавление и – при необходимости – список сокращений. Опись комплектуют титульным листом, общей итоговой записью и выполняют заверительную надпись.
  • Опись дел временного хранения формируют по принципу списка дел постоянного хранения с добавлением графы «Срок хранения».
  • Реестр дел по личному составу (3 экземпляра) заполняется аналогично с делами для постоянного хранения, однако этот тип визирует составитель, начальник службы кадров и руководитель.

Созданием описей дел предприятия могут заниматься работники архива, кадровой, делопроизводственной службы и ведущие специалисты структурных подразделений.

Дмитрий Высокий

user0 коммент.

user840 просмотров

user08 июля 2015 г.

commnetКомментарии

Пожалуйста, войдите / зарегистрируйтесь
или авторизируйтесь через любую соц. сеть, чтобы оставить комментарий.

Похожие посты
Свадебные платья для полных 08 июля 2015 г.

Свадебные платья для полных

Свадьба одно из самых важных событий в жизни любой девушки. Каждая хочет выглядеть в свой особенный день как королева.   Но не все леди могут похвастаться... дальше...

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте! 08 июля 2015 г.

Домашние животные и все породы кошек на одном сайте!

Хотите взять домой котенка? Белого и пушистого? Пятнистого? Вислоухого? Сфинкса? Тогда рекомендуем вам выбрать четвероногого друга на ресурсе, где собрана все полезная... дальше...

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015 08 июля 2015 г.

Мой творческие фото. Сочи, лето 2015

В этом посте выложу самые прикольные и интересные фото, сделанные мной летом 2015 г. В основном - Адлер. Под постом - поле для комментариев. К некотором фото -... дальше...

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы? 09 июля 2015 г.

Как гостиницы и отели привлекают гостей в свои номера, используя оригинальные методы?

Гостиничный бизнес – это одна из самых конкурентных отраслей.   Для привлечения клиентов отели идут на самые разные меры: предлагают гостям оригинальные... дальше...

Путешествие в Турцию 10 июля 2015 г.

Путешествие в Турцию

Для наших соотечественников Турция давно стала любимым курортом. Туризм на средиземноморском побережье этой страны развит отлично. Именно тут был внедрен уникальный... дальше...

Блог о Интересном
Пишу о самых интересных темах в Интернете.
Категория: Авторские
Автор блога
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1107
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    30
Новое в блоге
Какие услуги предлагает брокер Just2Trade?
Какие услуги предлагает брокер Just2Trade?
11 дней назад
Профессиональная разработка интернет-магазина
Профессиональная разработка интернет-магазина
16 дней назад
Плитка на кухне в квартире
Плитка на кухне в квартире
20 дней назад
Где применяется вибропресс
Где применяется вибропресс
23 дня назад
Услуга доставки пиццы: преимущества и интересные факты
Услуга доставки пиццы: преимущества и интересные факты
27 дней назад
Курсы обучения членов трудового арбитража в «Высшей школе экономики»
Курсы обучения членов трудового арбитража в «Высшей школе экономики»
1 месяц назад
Поддон для душевой кабинки: какой материал лучше?
Поддон для душевой кабинки: какой материал лучше?
1 месяц назад
Популярное в блоге
Как демонтировать крупное оборудование?
Как демонтировать крупное оборудование?
4 года назад и 4 месяца назад
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
5 инструментов для моделирования бизнес-процессов в нотации BPMN
3 года назад и 4 месяца назад
Профессиональная разработка интернет-магазина
Профессиональная разработка интернет-магазина
16 дней назад
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
Валютные депозиты? А может что-то поприбыльнее?
4 года назад
Услуги, предоставляемые в копицентрах
Услуги, предоставляемые в копицентрах
5 лет назад и 6 месяцев назад
Где применяется вибропресс
Где применяется вибропресс
23 дня назад
Топ-6 компьютерных игр
Топ-6 компьютерных игр
1 год назад и 5 месяцев назад
ГК "ТСС": поставщик дизельных электростанций с 1993 года
ГК "ТСС": поставщик дизельных электростанций с 1993 года
2 месяца назад
Завести свой блог
Лучшие посты
Классификация и виды лакокрасочных материалов
Где отдохнуть в июне? Отзывы о пляжном отдыхе в Европе. Отдых с детьми в июне. Круизы. Экскурсии по Европе
Бюджетный пляжный отдых в Европе
Лучшие блогеры
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    2363
    Коментарии:
    10
    Сообщений на форуме:
    135
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1747
    Коментарии:
    0
    Сообщений на форуме:
    0
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1107
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    30
Свежие посты
Как выбрать обручальное кольцо
3 дня назад
Доверительное управление капиталом от МПК Парамайнекс Финанс
4 дня назад
Производство и продажа торгового оборудования в Нижнем Новгороде от лучших компаний
5 дней назад
Типы профнастила МП
5 дней назад
Порошковая покраска металла
6 дней назад
Бесплатный хостнг в Москве от компании HostiMan
10 дней назад
Какие услуги предлагает брокер Just2Trade?
11 дней назад