Почему не стоит хранить архив в офисе?

Почему не стоит хранить архив в офисе?

Развитие современных электронных технологий происходит активно, но все еще подавляющее большинство компаний хранят множество документов в бумажной форме. Безусловно, такой подход требует пространства для складирования, которого зачастую попросту нет. Именно поэтому хранение архива лучше доверить специализированной организации, готовой справиться с подобной задачей быстро и без проблем.

Важнейшим преимуществом обращения к сторонней фирме является экономия пространства. От этого офис становится более просторным, а на стеллажах появляется свободное место для других важных вещей. Сотрудникам не приходится с трудом обходить шкафы, в которых давно хранятся договора многолетней давности.

Как ни странно, услуги по хранению архива сберегают средства компании-заказчика. Во-первых, ей не приходится оплачивать работу архивариуса и других специалистов, занятых в данной сфере. К тому же, руководителю не приходится тратить личное время на то, чтобы контролировать их деятельность.

Безусловно, организации, хранящие документы, гарантируют своим клиентам полную конфиденциальность. Все стеллажи находятся под строгой охраной постоянно, а доступ получить могут к ним лишь единицы из сотрудников. Кроме того, все папки именуются специальным кодом, поэтому узнать её название без шифра попросту невозможно. Однако, при необходимости, сотрудники компании смогут её найти максимально быстро.

Стоит отметить и то, что специализированной компании значительно проще систематизировать и автоматизировать работу архивов. К тому же, очень многие из них предлагают дополнительную услугу по сортировке документов, если они находятся в разбросанном состоянии.

Многие не знают, что бумажные информационные носители необходимо хранить в определенных условиях, позволяющих значительно продлить срок их службы. Безусловно, в офисе обустроить необходимые климатические системы слишком дорого и неудобно, а в специальных стеллажах делается все для того, чтобы документы хранились в наиболее подходящих условиях.

Помимо вышеперечисленного, хотелось бы отметить и другие преимущества от хранения архивов у специализированных компаний:

  • Возможность получить доступ круглосуточно;
  • Страхование документов;
  • Возможность оценки ценности документов;
  • Услуги по утилизации архивов.

Как видите, хранить документы в офисе не имеет никакого смысла!

Максим Малинин

user0 коммент.

user448 просмотров

user14 авг. 2017 г.

commnetКомментарии

Пожалуйста, войдите / зарегистрируйтесь
или авторизируйтесь через любую соц. сеть, чтобы оставить комментарий.

Похожие посты
Выбираем домашний кинотеатр 14 авг. 2017 г.

Выбираем домашний кинотеатр

Технические системы аудио и видео уже прочно вошли в жизнь каждого человека. Буквально несколько десятилетий тому назад многие радовались даже обычному радио, а... дальше...

Выбираем ювелирное украшение для мужчины 14 авг. 2017 г.

Выбираем ювелирное украшение для мужчины

Несмотря на то, что ювелирные украшения принято дарить девушкам, многие мужчины также носят цепочки, кольца и подобные аксессуары. Однако, выбрать их для представителя... дальше...

Модель Наталья Майорова: с корабля на бал 16 авг. 2017 г.

Модель Наталья Майорова: с корабля на бал

Финалистка недавнего конкурса красоты «Russian Charm 2017», обладательница спонсорской награды конкурса «Мисс Дюймовочка России и стран СНГ»... дальше...

Выбираем межкомнатную дверь 13 авг. 2017 г.

Выбираем межкомнатную дверь

Многие современные потребители, при осуществлении ремонта, сталкиваются с необходимостью грамотного выбора межкомнатной двери. Как правило, ориентируются они исключительно... дальше...

Выбираем стоматологическую клинику 13 авг. 2017 г.

Выбираем стоматологическую клинику

Практически каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивается с необходимостью обращения в стоматологическую клиники. При этом, эксперты утверждают, что для профилактики... дальше...

Блог опытного пользователя
Всем самое интересное с просторов всемирной паутины только у меня в блоге
Категория: Авторские
Автор блога
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    530
    Коментарии:
    0
    Сообщений на форуме:
    0
Новое в блоге
Составляем букет из роз
Составляем букет из роз
3 года назад и 2 месяца назад
Рассказываем о перспективах 3D-печати
Рассказываем о перспективах 3D-печати
3 года назад и 2 месяца назад
Где я провожу время после работы?
Где я провожу время после работы?
3 года назад и 2 месяца назад
Нюансы поиска качественных мебельных предметов: элитные комоды
Нюансы поиска качественных мебельных предметов: элитные комоды
3 года назад и 2 месяца назад
Химчистка салона машина своими руками
Химчистка салона машина своими руками
3 года назад и 2 месяца назад
Что выгоднее: аренда или покупка офиса?
Что выгоднее: аренда или покупка офиса?
3 года назад и 2 месяца назад
Выбираем картину для интерьера гостиной
Выбираем картину для интерьера гостиной
3 года назад и 2 месяца назад
Популярное в блоге
Что такое позиционер?
Что такое позиционер?
3 года назад и 7 месяцев назад
Нюансы поиска качественных мебельных предметов: элитные комоды
Нюансы поиска качественных мебельных предметов: элитные комоды
3 года назад и 2 месяца назад
Польза и вред рентгеновского излучения
Польза и вред рентгеновского излучения
3 года назад и 3 месяца назад
Стоит ли учиться на бухгалтера?
Стоит ли учиться на бухгалтера?
3 года назад и 3 месяца назад
Что такое тимбилдинг?
Что такое тимбилдинг?
3 года назад и 5 месяцев назад
Как выбирать раковину для ванной комнаты?
Как выбирать раковину для ванной комнаты?
3 года назад и 11 месяцев назад
Что выгоднее: аренда или покупка офиса?
Что выгоднее: аренда или покупка офиса?
3 года назад и 2 месяца назад
Плюсы и минусы полиграфической рекламы
Плюсы и минусы полиграфической рекламы
3 года назад и 5 месяцев назад
Завести свой блог
Лучшие посты
Классификация и виды лакокрасочных материалов
Где интересно и не дорого отдохнуть в России: куда поехать?
«Ингосстрах-Жизнь» – обладатель премии «Права потребителей и качество обслуживания» 2020 года
Лучшие блогеры
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    2363
    Коментарии:
    10
    Сообщений на форуме:
    135
  • Участник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1747
    Коментарии:
    0
    Сообщений на форуме:
    0
  • Кудесник
    Отзывы:
    0
    Публикации:
    1102
    Коментарии:
    12
    Сообщений на форуме:
    30
Свежие посты
Часто ли женщины трейдят на Форексе?
1 день назад
«Ингосстрах-Жизнь» – обладатель премии «Права потребителей и качество обслуживания» 2020 года
1 день назад
Инвестиции в детей благодаря холдингу «Группа Родина»
1 день назад
Где купить лучшие пластиковые окна для всей семьи
1 день назад
Где купить пластиковые окна? Изучаем вопрос и даем рекомендации
1 день назад
Как срочно получить кредит без отказа
1 день назад
Вакуумный насос – принцип работы и назначение
3 дня назад